檔案管理工作中存在的問題及對策

 

  　　摘 要：目前我國大多數(shù)檔案部門在檔案管理工作中仍存在問題，影響到檔案管理工作的進一步的發(fā)展。因此，強化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時改進檔案管理工作中遇到的問題加以及時解決，勢必成為我國檔案管理工作的重點。 

 

　　關鍵詞：檔案管理 檔案管理制度 資源開發(fā) 

　　前言 

　　隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作以其機密性較高、政策性和專業(yè)性較強的主要特點，成為我國經(jīng)濟、科研等主要信息的載體，在我國經(jīng)濟管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，在現(xiàn)今高速發(fā)展的市場經(jīng)濟下，建立科學、系統(tǒng)、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經(jīng)濟的協(xié)調(diào)、高效、有序的運行，對人們的生存與發(fā)展都起著至關重要的作用。 

　　一、檔案管理工作中存在的具體問題 

　　1.1 管理存在誤區(qū) 

　　長久以來，我國很大部分人員和領導干部在檔案管理上存在認識的誤區(qū)，將檔案管理工作看成時簡單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內(nèi)容，也不能為單位帶來一定的經(jīng)濟利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機密，可以隨時應付單位資料查檔或外調(diào)。因而造成了檔案管理人員以及領導干部對檔案管理工作的認識偏差，它已經(jīng)適應不了現(xiàn)代管理的需求。 

　　1.2 管理水平低，管理力量弱，管理手段過于落后 

　　我國對于檔案管理方面沒有專門的檔案管理培訓，檔案管理人員對檔案的歸集、整理、裝訂等業(yè)務流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識，嚴重影響了檔案的管理水平。 

　　1.3 并不齊全的硬件環(huán)境設施 

　　由于單位對檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設施，個別單位甚至沒有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會面臨霉變、蟲蛀等問題的影響，甚至會連基本的檔案管理設備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。 

　　二、檔案管理工作的應對策略 

　　為了適應社會主義的發(fā)展需求，提高檔案管理的工作效率，發(fā)揮其工作的重要性。 

　　2.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì) 

　　增強干部檔案工作隊伍的建設，同時從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責任心較強、政治上可靠、作風正派的共產(chǎn)黨員。加強對這部分人員的道德教育、崗位管理知識的培養(yǎng)，多關心對他們的日常生活工作，使他們在工作中充分發(fā)揮其主動熱情的工作態(tài)度和思維創(chuàng)立能力。檔案人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提高時極為重要的。同時，檔案管理人員也應當注意自身專業(yè)水平的提高，積極參加技能培訓等提高專業(yè)水平的活動中來，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。積極發(fā)展檔案管理事業(yè)，使檔案管理更加科學、實用，為社會的發(fā)展貢獻有利的信息資源。 

　　2.2 設立健全的檔案管理制度 

　　2.2.1檔案管理工作要建立具有科學性、合理性的規(guī)章制度，并且要求該制度要符合單位的特點，切合實際的檔案管理情況，以滿足單位對檔案管理的具體需求。 

　　2.2.2 制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡便易行、方便實用與可操作性強作為檔案管理制度建立的目標，更好的進行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導與規(guī)范作用。 

　　2.2.3 制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時也約束。因為領導是制度的執(zhí)行者，而單位則是由員工構成的群體，單位領導要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實有效的實施。 

　　2.2.4 堅持檔案管理制度的嚴肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實施的，所以在其制度的執(zhí)行過程中一定要堅持嚴肅的執(zhí)行態(tài)度，做到賞罰分明，體現(xiàn)其制度的權威性。 

　　2.3提升并完善檔案的功能 

　　增加檔案內(nèi)容，使其更加全面完善，以客觀的態(tài)度對檔案進行分析處理，及時更像檔案的內(nèi)容管理，使檔案可以及時的反映當前的動態(tài)狀況。因此，我們應重新對檔案的功能進行定位；首先，我們要保證將原有檔案進行妥善保管；其次要擴大檔案內(nèi)容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應單位對信息的大量需求，為單位提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務。 

　　2.4 采用信息化的檔案管理手段 

　　社會主義市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為當今社會的主要發(fā)展趨勢和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計算機水平，同時也是對檔案工作提出的新要求。我國經(jīng)濟已經(jīng)于世界接軌，強烈的市場競爭與社會需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當代先進的科學研究成果應用到實際工作中來，以期達到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。 

　　2.5 提高檔案管理的服務水平 

　　檔案管理人員必須樹立正確的服務理念，樹立“工作就是服務的”正確觀念，將增強崗位服務意識與主動熱情服務作為檔案管理工作的根本出發(fā)點和主要歸宿。要確立明確的檔案管理服務方向，端正工作態(tài)度，增強服務意識，樹立新的服務意識，提高檔案的服務質(zhì)量。檔案服務工作的好壞取決于檔案管理者，而服務的好壞則是衡量一個單位部門檔案管理人員的重要標準。 

　　結束語： 

　　新世紀下，要求我們的檔案管理工作要時刻緊跟時代發(fā)展的潮流，，建立符合時代發(fā)展的檔案管理工作。同時，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實有效的應對措施。積極探索現(xiàn)代化檔案管理的管理模式，以此進一步改善現(xiàn)檔案管理模式，為促進社會主義的進步、經(jīng)濟的良好發(fā)展，貢獻一份力量。